9 bước làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Nhập khẩu là một hoạt động không thể thiếu đối với nền kinh tế của một quốc gia, Công ty Thanh Bình Phát giới thiệu thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa.

Câu hỏi đặt ra lúc này là: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam gồm những bước nào?. Cần những giấy tờ nào?. Và cần những lưu ý gì để thủ tục Hải quan nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ, không bị giữ hàng hoặc trễ tiến độ?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước nhập khẩu hàng hóa cơ bản. Bạn có thể tham khảo để tránh làm mất thời gian cũng như hạn chế các rủi ro.

Đương nhiên sẽ không rập khuôn bởi mỗi loại hàng, mỗi loại hình sẽ có yêu cầu khác nhau. Hướng dẫn mang tính tương đối nên bạn có thể linh hoạt áp dụng. Thanh Bình Phát khái quát thành 9 bước như sau:

Muốn làm thủ tục hải quan nhập khẩu phải trãi quan 9 bước cơ bản không thể thiếu

Bước 1: Xác định loại hàng hóa để chuẩn bị phương án thích hợp

Để đảm bảo an toàn cũng như tính ổn định cho thị trường tiêu dùng trong nước, các mặt hàng nhập khẩu đều có tính chọn lọc. Không phải loại hàng hóa nào cũng có thể nhập khẩu vào Việt Nam dễ dàng. Sẽ có những trường hợp sau:

·         Hàng thương mại thông thường:

Tức là hàng đủ tiêu chuẩn nhập khẩu. Bạn tiến hành các bước tiếp theo trong bài viết.

·         Hàng bị cấm:

Nếu không may hàng nằm trong danh sách những mặt hàng cấm nhập khẩu thì cần dừng ngay để tránh các vấn đề rắc rối về sau. Thậm chí bạn còn có thể bị phạt và vướng vào pháp lý nếu nhập khẩu phải hàng cấm. Kiểm tra xem hàng hóa bạn dự kiến nhập khẩu có phải là hàng cấm hay không tại CÁC PHỤ LỤC – Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

·         Hàng buộc xin giấy phép nhập khẩu:

Là các mặt hàng đặt biệt được liệt kê tại Phụ lục – Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Lúc này bạn phải hoàn tất các thủ tục, giấy tờ trước khi cho hàng nhập về cảng. Bởi nếu chậm trễ trong khâu này sẽ khiến hàng bị ứ đọng tại cảng không thể phân phối hàng đi. Đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều chi phí (thuê container, thuê kho,…) và làm đình trệ hoạt động của doanh nghiệp.

·         Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy:

Trường hợp hàng phải công bố hợp quy, bạn cũng phải tiến hành trước khi hàng nhập về cảng. Các loại hàng hóa trong nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn) thường buộc phải công bố hợp quy. Còn lại các hàng hóa bình thường khác thì việc công bố hợp chuẩn, hợp quy sẽ mang tính tự nguyện. Nếu có đăng ký sẽ góp phần tăng uy tín của doanh nghiệp, khẳng định chất lượng sản phẩm. Bạn tham khảo quy trình, thủ tục làm công bố hợp chuẩn hợp quy tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

·         Hàng cần làm kiểm tra chuyên ngành:

Với những hàng cần kiểm tra chuyên ngành, thì công tác kiểm tra sẽ được tiến hành sau khi hàng đã cập cảng. Cơ quan chức năng sẽ lấy một số mẫu hàng rồi tiến hành kiểm tra xem chúng có đủ tiêu chuẩn chuyên ngành quy định hay không. Hiện không có một danh sách tổng hợp các loại hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành. Mỗi bộ ngành sẽ có những quy định cụ thể khác nhau.

Đây là bước vô cùng quan trọng bạn cần lưu ý. Nhờ xác định yêu cầu của từng loại hàng hóa mà bạn có thể chuẩn bị chu đáo, hoạch định các bước tiếp theo phù hợp. Giúp việc làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa diễn ra đúng như dự kiến.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

Là bản hợp đồng thể hiện giao dịch mua bán của hai bên. Đây là một loại giấy tờ rất quan trọng trong bộ hồ sơ sẽ chuẩn bị khi thông quan.

Một số thông tin không thể thiếu trong hợp đồng ngoại thương bao gồm: Tên hàng hóa, số lượng – trọng lượng, quy cách, giá cả, cách đóng gói,…

Bên cạnh đó là một số điều kiện nêu trong hợp đồng. Từ các điều kiện này sẽ kéo theo các loại giấy tờ và hình thức thanh toán khác nhau. Ví dụ:

  • Điều kiện giao hàng là gì? Ví dụ CIF (Cost, Insurance, Freight) là giao hàng tại cảng dỡ hàng. Điều kiện FOB là(Free on board) – Giao hàng lên tàu,…
  • Thời gian giao hàng là khi nào
  • Thời hạn và phương thức thanh toán. Ví dụ phương thức TT – bằng điện chuyển tiền, phương thức T/C – tín dụng thư)…
  • Các loại chứng từ cần thiết người bán phải chuẩn bị để người cho người mua
  • Các thỏa thuận khác

Mỗi ngành nghề và sản phẩm sẽ có những điều khoản khác nhau. Vì là giao dịch quốc tế nên các hợp đồng thương mại cần thể hiện bằng tiếng Anh, bên cạnh đó nên là ngôn ngữ của cả hai phía. Dưới đây là hợp đồng thương mại mẫu, bạn có thể tải về. Tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với mặt hàng của mình.

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa làm thủ tục hải quan

Các loại giấy tờ trong bộ chứng từ gồm có:

  • Hợp đồng thương mại vừa đề cập phía trên
  • B/L (Bill of Lading): Bộ vận tải đơn gồm 3 bản chính
  • Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại gồm 3 bản chính
  • Packing List: Bản kê hàng hóa chi tiết gồm 3 bản chính
  • C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
  • Tùy mặt hàng cũng như thỏa thuận sẽ có thêm những giấy tờ khác như C/Q (chứng nhận chất lượng), C/A (chứng nhận phân tích), bảo hiểm, Fumigation Certificate – Giấy xác nhận hun trùng,…

Một số thuật ngữ xuất nhập khẩu quan trọng bạn cần nắm.

Thông thường, bộ chứng từ gốc này sẽ do người bán gửi cho bạn file cứng sau khi họ xếp hàng lên tàu tại cảng. Có thể gửi bằng đường hàng không hoặc đường biển tùy điều kiện giao hàng. Thời gian mất vài ngày, thậm chí hàng tháng. Vậy nên chỉ cần thông tin sai hoặc thiếu sót, bạn buộc phải làm lại hoặc bổ sung. Việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và các chi phí phát sinh, làm toàn bộ quá trình bị đình trệ.

Chính vì thế, bạn cần hết sức cẩn thận kiểm tra ngay khi có file mềm (trong quá trình trao đổi với người bán). Trong đó đặc biệt cần lưu ý so sánh đối chiếu các thông tin về loại hàng, mô tả, đơn giá, số lượng, trọng lượng,..Nếu thiếu thì cần bổ sung, sai thì phải chỉnh sửa cho tới khi nào bộ hồ sơ đầy đủ và tất cả thông tin trên giấy tờ chính xác thống nhất với nhau. Có như vậy mới đảm bảo quá trình thông quan về sau thuận lợi. Và doanh nghiệp cũng không bị mất quyền lợi trong trường hợp hàng được ưu đãi đặc biệt.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Như đã đề cập ở trên, nếu hàng hóa của bạn thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành thì nên tiến hành đăng ký trước để tránh việc mất thời gian chờ đợi khi hàng đã về cảng. Thời gian khuyến cáo để đăng ký kiểm tra chuyên ngành là ngay sau khi nhận được Arrival Notice (Giấy báo hàng đến). Thông thường trước khi tàu đến cảng 1-2 ngày bạn sẽ nhận được giấy này từ hãng vận chuyển.

Vậy hồ sơ đăng ký và các bước đăng ký như thế nào? Tùy mỗi ngành nghề sẽ có quy định riêng bạn cần tìm hiểu để tránh làm mất thời gian, chi phí.

So với xuất khẩu, thì nhập khẩu đòi hỏi kiểm tra chuyên ngành nhiều hơn. Tập trung vào các ngành như: văn hóa, y tế, kiểm dịch động thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm, đăng kiểm xe máy-xe cơ giới,…

Nếu hàng không nằm trong danh sách yêu cầu kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này và tiến hành bước tiếp theo.

Bước 5: Bắt đầu khai và truyền tờ khai thủ tục Hải Quan

Trong việc làm thủ tục Hải quan để thông quan đầu tiên bạn tiến hành lên tờ khai Hải quan sau khi hãng vận chuyển gửi Giấy báo hàng đến.

Để thực hiện được bước này thì yêu cầu là doanh nghiệp của bạn đã có chữ ký số và đăng ký chữ ký số đó với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Ngoài ra, việc khai tờ khai Hải quan có thể được thực hiện trực tiếp trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan hoàn toàn miễn phí. Nhưng thông thường các doanh nghiệp hiện nay thường mua phần mềm khai báo Hải quan từ các công ty tin học uy tín đã được xác nhận hợp chuẩn. Bởi việc sử dụng có vẻ dễ dàng và tiện lợi hơn.

Trên tờ khai sẽ có rất nhiều thông tin bạn cần phải điền vào. Đủ loại mã số như mã cảng, mã loại hình, mã Hải quan,…và nhiều thông tin chi tiết khác. Do đó bạn cần chuẩn bị thật kỹ và điền đầy đủ thông tin. Nếu bạn mới thực hiện khai báo Hải quan lần đầu, tốt nhất là tham khảo hướng dẫn của những người đã có kinh nghiệm. Tránh việc điền sai, điền thiếu làm mất thời gian cũng như xảy ra các lỗi hệ thống không mong muốn.

Khi tờ khai đã hoàn tất, bạn truyền thử tờ khai đi. Nếu thông tin đã được điền đầy đủ, tờ khai ấy sẽ được cấp số. Và lúc này bạn cần thật kỹ lưỡng kiểm tra các thông tin quan trọng một lần nữa như mã loại hình, mã địa điểm lưu kho, mã chi cục Hải quan,… Bởi nếu sai các mục này thì tờ khai sẽ bị hủy và bạn phải thực hiện lại từ đầu.

Khâu này trong thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu khá khó. Nên có nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ khai báo Hải quan để tăng “tỷ lệ đậu”. Việc này tùy thuộc vào lựa chọn của từng doanh nghiệp.

Bây giờ thì bạn chờ kết quả trả về để thực hiện các bước thủ tục nhập khẩu tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là Delivery Oder (D/O). Đây là một loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty Forwarder. Dùng để yêu cầu đơn vị lưu hàng ở cảng hoặc kho giao hàng hóa cho chủ hàng.

Để lấy lệnh giao hàng D/O, bạn tới hãng vận chuyển và mang theo các loại giấy tờ sau:

  • 1 bản sao Chứng minh nhân dân
  • 1 bản sao vận đơn
  • 1 bản vận đơn gốc có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo công ty
  • Tiền phí

Trường hợp hàng nguyên container FCL, bạn cần kiểm tra xem còn hạn miễn phí lưu container hay không. Nếu hết hạn bạn cần nộp tiền gia hạn thêm. Thời gian gia hạn là đến lúc dự kiến nhận hàng. Lưu container tại cảng càng lâu thì đồng nghĩa chi phí càng cao. Do đó bạn cần sát sao các khâu, làm thủ tục Hải quan kỹ lưỡng để tránh bị kéo dài thời gian.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục Hải quan

Sau khi tờ khai Hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào đó và phân luồng. Lúc này sẽ có 3 trường hợp: Luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Và tùy theo đó mà bạn chuẩn bị hồ sơ cũng như các bước thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu khác nhau.

a. Tờ khai luồng Xanh

Xin chúc mừng bạn vì tờ khai của bạn hợp lệ được thông quan và không cần kiểm tra gì thêm. Bạn chỉ cần nộp thuế và in tờ khai đã được thông quan từ phần mềm, in tờ mã vạch từ website của Tổng cục Hải Quan. Sau đó đến Hải quan giám sát thực hiện một số thủ tục, chuẩn bị lấy hàng.

Nhưng để đảm bảo mọi việc diễn ra trơn tru, tốt nhất bạn nên mang theo những giấy tờ liên quan tới lô hàng. Ví dụ: bản sao Invoice, B/L, Packing list,… Phòng trường hợp Hải quan hỏi thêm.

b. Tờ khai luồng Vàng

Luồng này có ý nghĩa là Hải quan cần kiểm tra bộ hồ sơ giấy của lô hàng. Bao gồm:

  • Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp
  • Bản in tờ khai Hải Quan (1 bản)
  • Bản chụp Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Bản chụp vận đơn B/L (Bill of Lading), lưu ý là B/L phải có dấu của doanh nghiệp và dấu của đơn vị vận chuyển (hãng tàu hoặc Forwarder)
  • Bản chụp Hóa đơn cước vận chuyển (trong trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB, Exwork,..)
  • Bản gốc Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin)
  • Bản chụp các hóa đơn khác như phụ phí CIC, phí chứng từ, phí vệ sinh
  • Bản chính đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có yêu cầu kiểm tra)
  • Bản chụp Các chứng từ khác (nếu có) như Chứng nhận chất lượng ℅ – Certificate of Quality, Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), Chứng nhận phân tích CA – Certificate of Analysis, …
  • Một số giấy tờ khác dù không có yêu cầu nhưng bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo, phòng khi cần thiết. Ví dụ như: Sales Contract (hợp đồng ngoại thương), Packing List, hình ảnh, tài liệu liên quan, catalog,…của lô hàng.

Với tờ khai luồng vàng, sẽ có các trường hợp sau xảy ra:

  • Bộ hồ sơ đầy đủ và đúng tiêu chuẩn: Hải quan sẽ cho thông quan. Xem như nhẹ nỗi lo.
  • Bộ hồ sơ còn có những điểm chưa hợp lý: Hải quan sẽ chất vấn bạn và yêu cầu bổ sung thêm một số thông tin. Nếu bạn giải thích rõ và đáp ứng được yêu cầu, Hải quan sẽ cho thông quan hàng hóa.
  • Bộ hồ sơ có thông tin thiếu chính xác, chưa đầy đủ: Hải quan sẽ kiểm tra thông tin từ bạn. Nếu giải thích của bạn chưa hợp lý, Hải quan sẽ yêu cần bạn điều chỉnh lại tờ khai cho tới khi nào được chấp thuận. Việc khai và truyền tờ khai Hải quan phải thực hiện lại từ đầu như bước trên. Do đó khi bị rơi vào luồng này, tốt nhất bạn nên có phương án đề phòng. Tức hãy cử thêm một người tại văn phòng để hỗ trợ truyền lại tờ khai nếu trường hợp này xảy ra.
  • Và thật không may nếu Hải quan nhận thấy nội dung tờ khai và giải thích của bạn có nhiều mâu thuẫn. Khiến họ nghi ngờ có khai báo gian lận. Họ sẽ báo cáo lên cấp trên và kết quả là hàng của bạn sẽ phải chuyển sang chế độ kiểm tra trực tiếp (Giống với luồng đỏ). Việc này sẽ làm mất nhiều thời gian cũng như tăng nguy cơ rủi ro hàng bị từ chối nhập khẩu. Do đó ngay từ bước đầu, bạn cần khai tờ khai Hải quan cẩn thận. Hãy chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ nhất có thể và nắm thật kỹ thông tin lô hàng trước khi đến Hải Quan.

c. Tờ khai luồng Đỏ

Luồng đỏ yêu cầu hàng có dấu hiệu vi phạm phải kiểm tra trực tiếp. Hay còn gọi là Kiểm Hóa. Chẳng ai muốn hàng rơi vào luồng đỏ cả. Bởi hàng rào kiểm định sẽ gắt gao hơn. Đồng nghĩa với việc sẽ mất nhiều thời gian hơn, tốn chi phí hơn. Kế hoạch kinh doanh cũng bị trì hoãn.

Hồ sơ cho luồng đỏ gồm 2 phần:

  • Kiểm tra hồ sơ: Chuẩn bị bộ chứng từ (Giống với bộ hồ sơ của luồng vàng)
  • Kiểm tra hàng: Chuẩn bị thêm giấy giới thiệu, lệnh giao hàng còn hạn.

Đầu tiên, phía Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ của bạn. Họ có thể yêu cầu bạn bổ sung thông tin hoặc truyền lại tờ khai, tùy trường hợp.

Sau bước kiểm tra hồ sơ, bắt đầu chuyển sang kiểm hóa. Mức độ kiểm tra có thể là 5%, 10% lô hàng hay nhiều hơn tùy thuộc vào đánh giá của cơ quan Hải Quan.

Thông qua máy soi hoặc kiểm tra trực tiếp mà phát hiện hàng hóa thực tế sai lệch với khai báo. Như không đúng số lượng, sai loại hàng, vi phạm… Doanh nghiệp của bạn sẽ bị xử lý tùy mức độ. Nếu mọi việc được giải quyết tốt, chi cục Hải quan sẽ thông quan cho lô hàng.

Có thể khái quát 3 luồng như sau:

Vượt qua các bước phân luồng này, tờ khai được thông quan nếu hợp lệ.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục Hải quan nhập hàng

Việc nộp thuế có thể được thực hiện ngay sau lúc truyền tờ khai hoặc sau khi tờ khai đã được thông quan. Nhưng bắt buộc phải hoàn tất trước khi thông quan. Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:

  • Thuế nhập khẩu và thuế VAT.
  • Một vài trường hợp sẽ có thêm thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Mới đây, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc vừa ký Nghị định số 57/2019/NĐ-CP. Quy định về Biểu thuế xuất khẩu ưu đãi, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nhập khẩu. Bạn tham khảo chi tiết biểu thuế TẠI ĐÂY!

Khi nhiệm vụ thuế đã hoàn thành và tờ khai được thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục Hải quan. Sau đó đến Hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Nhân viên Hải quan sẽ quét mã vạch và ký giấy cho bạn. Quy trình làm thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu xem như hoàn tất!

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Đây là bước cuối cùng trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Có hai việc bạn cần chuẩn bị trước:

  • Thuê phương tiện để lấy hàng. Có thể là nguyên container hoặc xe tải nhỏ.
  • Thuê nhà kho để chứa hàng hóa nhập khẩu.

Tại bước này, bạn chuẩn bị lệnh giao hàng D/O. Nhớ kiểm tra chắc chắn lệnh giao hàng phải còn hạn. Nếu hết hạn cần đến hãng tàu gia hạn ngay. Bên cạnh đó cần có giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ của Hãng tàu, mã vạch tờ khai Hải quan đã được ký và đóng dấu.

Bạn tới phòng thương vụ của Cảng trình các giấy tờ trên. Nhân viên đổi lệnh sẽ hỏi bạn một số thông tin như mã số thuế của đơn vị chủ hàng, tên, số điện thoại,… Sau đó họ sẽ lên hóa đơn cho bạn thanh toán một số khoản phí (nếu có). Như phí nâng hạ, phụ phí,…

Bạn đóng phí đầy đủ và nhận phiếu EIR (phiếu giao nhận container). Và cuối cùng bạn bố trí container hoặc phương tiện khác (như xe tải). Chuyển cho họ lệnh giao hàng. Lúc này họ sẽ trực tiếp tới kho cảng (thường là kho hàng CFS) lấy hàng về địa chỉ kho hàng mà bạn yêu cầu.

hy vọng với bài viết này giúp cho quí khách thuận tiện trong việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa.